AI Partner Manager: haal meer uit je leveranciers zonder extra inkoper

Bij veel groeiende bedrijven ontstaat op een gegeven moment hetzelfde probleem.

Er zijn 50, 100 of misschien wel 300 leveranciers. Met de belangrijkste tien of twintig is regelmatig contact. Prijzen worden besproken, nieuwe producten komen voorbij en er wordt af en toe opnieuw onderhandeld.

Maar hoe zit het met de rest?

Wanneer heb je voor het laatst gecontroleerd of een leverancier nog marktconform levert? Welke leveranciers hebben interessante nieuwe producten? Waar ben je inmiddels groot genoeg geworden om betere afspraken te maken? Welke productgroepen koop je versnipperd in? En zijn er inmiddels fabrikanten die beter bij je bedrijf passen?

In de praktijk blijft veel daarvan liggen.

Niet omdat het onbelangrijk is, maar omdat niemand tijd heeft om continu tientallen of honderden leveranciers te onderzoeken.

Daarom werken we bij AI Smederij aan een nieuw concept: AI Partner Manager.

Van inkoop naar partner management

AI Partner Manager is nadrukkelijk niet bedoeld als een systeem dat simpelweg de goedkoopste leverancier zoekt.

Goede leveranciers zijn waardevol. Betrouwbaarheid, kwaliteit, kennis, levertijd en de relatie die je samen hebt opgebouwd zijn vaak belangrijker dan de laatste paar procent prijsverschil.

Het doel is daarom anders:

meer waarde halen uit je bestaande leveranciersnetwerk én continu nieuwe kansen ontdekken.

Zie het als een digitale collega die naast je inkoper, CFO of operationeel manager werkt en voortdurend meekijkt.

Niet om beslissingen over te nemen, maar om ervoor te zorgen dat kansen en risico’s niet onopgemerkt blijven.

Wat ziet een AI Partner Manager?

Stel dat je jaarlijks €8 miljoen inkoopt bij 120 leveranciers.

De belangrijkste leveranciers ken je waarschijnlijk goed. Maar een AI Partner Manager kan het volledige leveranciersbestand continu analyseren.

Zo kan het systeem bijvoorbeeld signaleren:

Je volume bij een leverancier is het afgelopen jaar met 34% gegroeid.

De commerciële afspraken zijn ondertussen al twee jaar niet opnieuw bekeken. Misschien is het tijd voor een gesprek over volumes, voorwaarden of samenwerking.

Of:

Je koopt vergelijkbare producten bij vijf verschillende leveranciers.

Door volumes te combineren ontstaat mogelijk een sterkere positie en tegelijkertijd minder administratieve complexiteit.

Maar ook:

Een bestaande leverancier heeft een nieuwe productlijn geïntroduceerd.

Een aantal van die producten koop je momenteel bij een andere partij. Misschien ligt daar juist een kans om de samenwerking uit te breiden.

En soms is het tegenovergestelde relevant:

73% van een belangrijke productgroep komt bij één leverancier vandaan.

Niet omdat die leverancier slecht is, maar omdat de afhankelijkheid inmiddels een bedrijfsrisico vormt.

AI Partner Manager kan dan onderzoeken welke alternatieven er bestaan — voordat er daadwerkelijk een probleem ontstaat.

Nieuwe leveranciers ontdekken

Een ander onderdeel is supplier discovery.

Traditioneel begint dat vaak met Google, beurzen, bestaande contacten of simpelweg de leveranciers die men al jaren kent.

AI maakt het mogelijk om veel breder te zoeken.

Bijvoorbeeld:

Zoek Europese fabrikanten van dit product die rechtstreeks aan Nederland leveren, ISO 9001 gecertificeerd zijn en productiecapaciteit hebben die past bij ons jaarvolume.

Een AI Partner Manager kan fabrikanten, distributeurs, productcatalogi en andere openbare bronnen onderzoeken en interessante partijen selecteren.

Niet automatisch overstappen.

Wel zeggen: “Deze drie bedrijven zijn het waard om eens mee te praten — en dit is waarom.”

De mens houdt de relatie. AI doet het voorwerk.

Geen race naar de laagste prijs

Dat vinden we belangrijk.

AI in procurement wordt al snel vertaald naar: wie kan dit product het goedkoopste leveren?

Volgens ons is dat een verkeerde benadering.

De beste leverancier is lang niet altijd de goedkoopste.

Daarom zou een AI Partner Manager naar veel meer moeten kijken:

• prijs en prijsontwikkeling;
• leverbetrouwbaarheid;
• kwaliteit;
• levertijd;
• minimumafnames;
• betaalvoorwaarden;
• certificeringen;
• geografische afhankelijkheid;
• assortiment;
• innovatie;
• communicatie;
• historische prestaties.

Een leverancier die 3% duurder is maar vrijwel altijd op tijd levert, kan uiteindelijk aanzienlijk goedkoper zijn dan een leverancier die regelmatig productieproblemen veroorzaakt.

AI moet daarom helpen om betere zakelijke beslissingen te nemen, niet alleen lagere prijzen te vinden.

Van Excel naar Partner Intelligence

Veel bedrijven beschikken al over de informatie die hiervoor nodig is.

Denk aan inkoopregels, leveranciers, artikelomschrijvingen, aantallen en historische prijzen.

Daarmee kan een eerste analyse verrassend eenvoudig beginnen.

Bijvoorbeeld met een export uit het ERP-systeem:

leverancier – artikel – aantal – prijs – datum – totaalbedrag

AI Partner Manager kan daarvan een Partner Intelligence-overzicht maken.

Bijvoorbeeld:

• Jaarlijkse inkoop: €7,8 miljoen
• Actieve leveranciers: 127
• Actieve artikelen: 2.814
• 18 leveranciers verdienen een commerciële review
• 11 opvallende prijsontwikkelingen gevonden
• 7 concentratierisico’s
• 23 mogelijke consolidatiekansen
• 14 interessante alternatieve leveranciers
• 8 mogelijke direct-manufacturer opportunities

In plaats van zelf duizenden regels te analyseren, krijgt de verantwoordelijke medewerker de onderwerpen voorgeschoteld waar daadwerkelijk aandacht nodig is.

Find. Manage. Optimize. Grow.

We zien AI Partner Manager uiteindelijk rond vier eenvoudige taken.

Find Ontdek nieuwe fabrikanten, leveranciers en zakelijke partners die bij het bedrijf passen.

Manage Houd bestaande relaties, ontwikkelingen, prestaties en afspraken in de gaten.

Optimize Ontdek waar volumes, voorwaarden, assortimenten of leveranciersstructuren slimmer georganiseerd kunnen worden.

Grow Zoek niet alleen naar besparingen, maar ook naar mogelijkheden om bestaande partnerships verder uit te bouwen.

Want goed partner management gaat uiteindelijk niet alleen over minder betalen.

Het gaat ook over betere producten, meer innovatie, minder risico en sterkere relaties.

Voor welke bedrijven is dit interessant?

We denken in eerste instantie vooral aan bedrijven met een serieus leveranciersnetwerk, maar zonder grote professionele procurementafdeling.

Bijvoorbeeld:

• groothandels;
• importeurs;
• distributeurs;
• private-labelbedrijven;
• productiebedrijven.

Een bedrijf met €5 tot €50 miljoen omzet kan al miljoenen euro’s per jaar inkopen bij tientallen of honderden leveranciers.

Tegelijkertijd wordt procurement daar regelmatig gedaan door een klein team — of zelfs door de eigenaar, CFO of operationeel manager naast allerlei andere werkzaamheden.

Juist daar kan AI een interessante extra laag toevoegen.

Niet als vervanging van de inkoper.

Maar als een collega die nooit vergeet om te kijken.

Begin niet met software. Begin met je data.

Daarom willen we AI Partner Manager ook niet beginnen met een langdurige software-implementatie.

De eerste vraag is veel eenvoudiger:

Wat kunnen we ontdekken in je huidige leveranciers- en inkoopdata?

Met een export van bijvoorbeeld de afgelopen 12 tot 24 maanden kan AI al zoeken naar patronen, afwijkingen, risico’s en kansen.

Geen maandenlange implementatie.

Geen compleet nieuw ERP-systeem.

Eerst kijken of er daadwerkelijk waarde te vinden is.

En pas daarna wordt het interessant om AI Partner Manager continu mee te laten kijken.

Een digitale collega voor je leveranciersnetwerk

We geloven dat AI vooral interessant wordt wanneer het niet nóg een systeem oplevert waar medewerkers dagelijks in moeten kijken.

Het moet juist werk uit handen nemen.

Een goede AI Partner Manager zegt niet:

“Hier is een dashboard met 47 KPI’s. Succes ermee.”

Maar bijvoorbeeld:

Er zijn deze week drie zaken die je aandacht verdienen.

Bij leverancier A is je volume sterk gegroeid en zijn de afspraken twee jaar oud.

Bij productgroep B is een opvallende afhankelijkheid van één leverancier ontstaan.

En we hebben in Duitsland een fabrikant gevonden die interessant lijkt voor een productgroep waar je jaarlijks €240.000 aan besteedt.

Dát is volgens ons waar AI waarde begint toe te voegen.

Niet door de relatie met je leveranciers over te nemen.

Maar door ervoor te zorgen dat je nooit meer afhankelijk bent van toevallig weten, toevallig zoeken of toevallig tijd hebben.

AI Partner Manager — Find. Manage. Optimize. Grow.

Benieuwd wat AI in jouw huidige leveranciersbestand kan ontdekken?

AI Smederij kan starten met een Partner Intelligence Scan op basis van je bestaande inkoopdata.